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Die korrekte Zahlungsaufforderung im Inkasso

Wenn Rechnungen über einen längeren Zeitraum nicht bezahlt werden, ist das für Unternehmen ärgerlich: Der Mahnprozess kostet Geld, Zeit und Nerven. Daher wird die Beitreibung der offenen Forderungen gern in die Hände von professioneller Inkasso-Anbieter wie der UNVIERSUM Group gelegt.

 

 

 

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Daher wird die Beitreibung der offenen Forderungen gern in die Hände von professioneller Inkasso-Anbieter wie der UNIVERSUM Group gelegt. Diese übernehmen den weiteren Prozess der Forderungsbeitreibung – zunächst durch eine Zahlungsaufforderung und Anrufe und, sollte dieses Vorgehen nicht fruchten, auch durch ein gerichtliches Mahnverfahren.

Für die von einem Inkassounternehmen versandten Schreiben gelten diverse rechtliche Rahmenbedingungen, spätestens seit der Einführung des Gesetzes gegen unseriöse Geschäftspraktiken (GguG). Wie eine korrekte Zahlungsaufforderung aufgebaut ist und welche zusätzlichen Elemente die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass die Forderung auch bezahlt wird, erklärt dieser Artikel.


Eine korrekte Zahlungsaufforderung: Das muss drin sein


1. Um welche Forderung handelt es sich? Von wem stammt sie? Woraus resultiert sie?

Seit der Einführung des GguG ist es rechtlich vorgeschrieben, den Schuldner über den Auftraggeber und die Herkunft der Forderung zu informieren.

Dazu gehören auch weiterführende Informationen, die in diesem Fall aus Platzgründen auf Seite 2 zusammengefasst werden. Dazu gehören beispielsweise das genaue Vertragsdatum, die Rechnungsnummer, eine eventuelle Kundennummer und weitere Informationen wie beispielsweise das Datum der letzten Mahnung des Auftraggebers.

Durch diese Daten kann der Schuldner die Zahlungsaufforderung eindeutig zuordnen. Sollten trotzdem noch Fragen offen sein, können diese durch eine schriftliche oder telefonische Anfrage geklärt werden.

Doch auch für Inkasso-Unternehmen hat die detaillierte Aufstellung der Forderungsherkunft nur Vorteile: Erstens hat sich seit Einführung des GguG die Reklamationsquote deutlich gesenkt, zweitens wird Kriminellen, die per Fake-Inkasso Geld verdienen wollen, das Geschäft deutlich erschwert.


2. Das Aktenzeichen
 

Das Aktenzeichen dient der Verwaltung innerhalb des Inkassounternehmens und ist wichtig, um einen Vorgang klar und schnell zuordnen zu können.


3. Gesamtbetrag der Forderung samt Zahlungsfrist


Selbstverständlich müssen auch der vom Schuldner zu zahlende Gesamtbetrag sowie eine Frist, bis zu der die Summe auf dem Konto des Inkassodienstleisters eingegangen sein muss, auf dem Anschreiben vermerkt werden. Auch hier ist wichtig, dass die Information gut sichtbar auf der ersten Seite dargestellt wird.


4. Erläuterung des weiteren Vorgehens


Sollte der Schuldner die Forderung auch nach dieser Zahlungsaufforderung nicht begleichen, hat er mit Konsequenzen zu rechnen. Beispielsweise kann das Geld auch per gerichtlichem Mahnverfahren beigetrieben werden, wodurch auf ihn weitere Kosten zukommen. Diese Konsequenzen müssen kommuniziert werden. Gleichzeitig dürfen keine unverhältnismäßigen Folgen angedroht werden, da dies den Straftatbestand der Nötigung erfüllen würde.


5. Eine genaue Aufstellung der Forderung: Wie setzt sich die Hauptforderung zusammen?


Wer bezahlen soll, möchte gerne wissen, wofür er denn eigentlich bezahlt. Seit der Einführung des GguG sind Inkassounternehmen dazu verpflichtet, die Haupt- und Nebenforderung genau aufzuschlüsseln, damit der Schuldner erkennen kann, wie sich diese zusammensetzt. So kann auch sichergestellt werden, dass im Gesamtbetrag keine unerlaubten Kostenpunkte wie beispielsweise eine Kontoführungsgebühr oder ähnliches berechnet werden.


6. Datenschutzerklärung: Wo werden welche Daten gespeichert?


Welche Daten des Schuldners werden bei der UNIVERSUM Group gespeichert? Was passiert mit  diesen Daten, und wann können sie an Dritte (wie beispielsweise Auskunfteien) weitergegeben werden? All diese Fragen beantworten die jeder Zahlungsaufforderung beigelegten Datenschutzhinweise.


Einfach und komfortabel: Mehr Zahlungsmöglichkeiten für den Schuldner


Neben den gesetzlich vorgeschriebenen Bestandteilen einer Zahlungsaufforderung ist es sinnvoll, die Zahlung für den Schuldner so einfach und komfortabel wie möglich zu gestalten. Dazu gehört vor allem das Angebot unterschiedlicher Zahlungsarten. Aber auch unterschiedliche Kontaktmöglichkeiten sind wichtig, damit Schuldner bei Problemen wie beispielsweise ausbleibenden Raten durch einen temporären finanziellen Engpass Bescheid sagen können.


7. Vorgedrucktes Antwortschreiben (Optional)


Niemand befasst sich gerne mit Post von einem Inkassounternehmen. Um die Hürde für eine Antwort für den Schuldner so gering wie möglich zu halten, werden mit der Zahlungsaufforderung vorgedruckte Antworten versendet. Hier muss lediglich angekreuzt werden, ob die Forderung anerkannt wird und wie sie bezahlt werden soll.

Zudem wird auch die Möglichkeit einer Ratenvereinbarung geboten. Wenn die finanziellen Möglichkeiten eingeschränkt sind, ist dies eine gute Möglichkeit für den Schuldner, die Summe über einen längeren Zeitraum stückchenweise abzutragen.


8. SEPA-Lastschriftmandat (optional)


Das SEPA-Lastschriftmandat ist eine bequeme Bezahlart: Ohne eigenes Zutun werden entweder die gesamte Summe oder aber die einzelnen Raten eingezogen. Das der Zahlungsaufforderung beigelegte SEPA Mandat ist eine Service für den Schuldner, der welches die Zahlung erleichtert.

 

9. Barzahlen-Formular (optional)

Wenn das Konto bereits gepfändet ist, ein Schuldner eine Forderung aber aus der Welt schaffen möchte, ist die Barzahlung eine gute Option. Damit kann bei ausgewählten Partnerunternehmen anonym und unkompliziert bezahlt werden. Die UNIVERSUM Group bietet diesen Service, der von immer mehr Schuldnern genutzt wird, mittlerweile seit 3 Jahren an.

 

Die Zahlungsaufforderung – ein Fazit

Eine Zahlungsaufforderung ist immer auch ein Kompromiss: Einerseits erzwingen gesetzliche Vorgaben umständliche und unverständliche Formulierungen. Andererseits sollen möglichst viele Schuldner am besten schon auf die erste Zahlungsaufforderung reagieren. Dies gelingt durch eine neutrale Ansprache, viele Kontaktmöglichkeiten sowie mehrere Zahlungsoptionen.

In über 30 Jahren Inkassotätigkeit der UNIVERSUM Group wurden die Zahlungsaufforderungen immer weiter optimiert und an die jeweilige Zeit angepasst. Und diese Anpassungen werden weitergehen – derzeit wird beispielsweise die Akzeptanz der Kontaktaufnahme per WhatsApp getestet. So kann eine Zahlungsaufforderung auf den ersten Blick langweilig wirken: Es steckt immer einiges an Knowhow darin.

 

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