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Mahnwesen in Unternehmen: Darum wird es oft vernachlässigt

Ein funktionierendes Mahnwesen ist für Unternehmen grundsätzlich unerlässlich. Dennoch wird es oft vernachlässigt. Doch warum eigentlich? In diesem Beitrag legen wir Ihnen häufige Gründe für ein vernachlässigtes Mahnwesen vor und worauf Sie beim Mahnwesen achten sollten.

Das Mahnwesen, Teil des Debitorenmanagements in Unternehmen, hilft dabei, offene Rechnungen von Kunden einzufordern. Damit trägt das Mahnwesen einen entscheidenden Teil zur Liquidität eines jeden Unternehmens bei. Inkassounternehmen konnten in 2019 etwa 5,8 Milliarden Euro offene Forderungen wieder einbringen. Damit trägt das Mahnwesen im Gesamten auch zum Erhalt des Wirtschaftskreislaufs bei. Nicht umsonst ist das Mahnwesen sogar gesetzlich geregelt. Einzelne Regelungen für Unternehmen in Deutschland finden sich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Etwa unter dem § 280 BGB zum Schadensersatz wegen Pflichtverletzung, §286 BGB zum Zahlungsverzug des Schuldners oder § 288 BGB zu Verzugszinsen und sonstigen Verzugsschäden.

Leider ist das Mahnwesen in vielen Unternehmen vernachlässigt worden. Grundsätzlich ist die Anforderung, dass Unternehmen ein angemessen organisiertes und systematisches Debitorenmanagement betreiben sollen. Das bedeutet, im Mahnwesen sind vor allem Zahlungserinnerungen und Mahnungen an Schuldner zu versenden. Denn Hauptaufgabe des Mahnwesens als Teil des Debitorenmanagements ist es, Kunden, die in Verzug mit ihrer Rechnung sind, zu aktivieren. Und zwar durch Zahlungserinnerung und Mahnung.

Vorbeugender Charakter gerät in den Hintergrund

Mahnwesen und Debitorenmanagement sind aber auch immer vorbeugende Maßnahmen. Der Bestand an offenen Forderungen und das Risiko eines Forderungsausfalls soll allem voran minimiert werden. Das bedeutet für Unternehmen aber auch, ihre Kunden und deren Zahlungsfähigkeit innerhalb des Debitorenmanagements im Blick zu haben. Und nicht erst aktiv zu werden, wenn Kunden bereits in Verzug sind. Gerade dieser Aspekt ist aber bei vielen Gläubigern nicht ausreichend berücksichtigt. Das liegt unter anderem an fehlender technologischer Unterstützung, um die Zahlungsfähigkeit von Kunden zu prüfen.

Das wird beim Mahnwesen oft vernachlässigt

Genauso, wie die Prüfung der Zahlungsfähigkeit von Kunden oft kaum vom Gläubiger umgesetzt wird, gibt es auch beim Mahnwesen selbst Aspekte, die nicht immer rund laufen. Das kann mitunter sogar dazu führen, dass eine offene Forderung zum Inkasso-Fall wird. Es gibt teils skurrile Gründe, warum es zum Inkasso bei Schuldnern kommt. Vor allem muss das Mahnwesen sehr gut strukturiert sein, damit Gläubiger alle Prozesse jederzeit korrekt im Blick behalten. Das heißt beispielsweise, es müssen stets Zahlungsziele festgelegt und kontinuierlich die Geldeingänge – am besten automatisiert – geprüft und abgeglichen werden. Ein strukturierter Ablauf ist oftmals eine Herausforderung.

Nicht nur die kontinuierliche Kontrolle von offenen Forderungen und Geldeingängen ist oft problembehaftet. Ebenso sieht es beim Mahnwesen bei der Rechnungsstellung, Zahlungserinnerung und Mahnung aus. Schnell fehlt mal das Zahlungsziel mit konkretem Datum. Oder es werden Mahnungen verschickt, deren Forderung doch bereits eingegangen sind. Szenarien gibt es viele. Doch warum wird das Mahnwesen oft vernachlässigt?

Gründe für ein vernachlässigtes Mahnwesen

Der wohl größte Faktor heißt: Ressourcen. Debitorenmanagement und Mahnwesen sind zeit- und arbeitsintensiv. Offene Forderungen identifizieren, Zahlungserinnerung versenden, Mahnschreiben verfassen und dabei auf die korrekten Mahnkosten achten, die eingehende Zahlung korrekt verbuchen und das Mahnverfahren anschließend abschließen. Hinzu kommt, Kunden die Möglichkeit zu bieten, einfach in Kontakt mit dem Unternehmen zu treten, um eventuell notwendige Lösungswege gemeinsam zu finden. Die Liste an Aufgaben für die Mitarbeiter des Unternehmens ist enorm lang.

Hinzu kommt: Die Prozesse sind nicht immer medienbruchfrei digitalisiert, sodass die der gesamte Ablauf im Mahnverfahren erschwert wird. Doch die Digitalisierung und der Ausbau des Mahnwesens verursacht natürlich Kosten, etwa für digitale Prozess-Lösungen, Kundenportale und dergleichen. Aus diesem Grund wird das Mahnwesen oft einfach so beibehalten, wie es ist.

Für Unternehmen kann es daher durchaus sinnvoll sein, nicht selbst das Forderungsmanagement zu betreiben, sondern an Inkassounternehmen auszulagern. Starke Partner übernehmen das Debitorenmanagement und die Beibringung offener Forderungen, sodass sich Unternehmen ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können – ohne auf den offenen Zahlungen von Kunden sitzen zu bleiben und damit auf wichtige Liquidität zu verzichten.

Nachteile für Unternehmen und Wirtschaft sind enorm

Ein vernachlässigtes Mahnwesen hat letztlich nur enorme Nachteile für den Gläubiger. Denn er riskiert, offene Forderungen nicht beglichen zu bekommen. Das schlägt sich schnell in der Liquidität des Unternehmens wieder. Vor allem, wenn nicht bezahlte Rechnungen sich häufen. Im schlimmsten Fall gerät der Gläubiger selbst in finanzielle Notlage und dessen Existenz ist bedroht. Geschieht das bei vielen Unternehmen gleichzeitig, wirkt sich das auch massiv negativ auf die Wirtschaft aus.

Darauf sollten Unternehmen beim Mahnwesen achten

Unternehmen sollten ihr Debitorenmanagement und Mahnwesen daher auf folgende Aspekte überprüfen:

  • Ist ein System implementiert, dass die Zahlungsfähigkeit von Kunden beim Bestellprozess prüft und daraufhin die angebotenen Zahlungsverfahren ausspielt?
  • Wie zuverlässig können sie erkennen, dass ein Kunde seine Rechnung (noch) nicht bezahlt hat?
  • Wie sieht der Ablauf im Mahnwesen konkret aus? Gibt es Schnittstellen, die nur unzureichend miteinander verbunden sind (z.B. nicht kompatible Systeme o.ä.)?
  • Wie erfolgt die Rechnungsstellung, Zahlungserinnerung, Mahnung und Zahlung durch Kunden? Welche Probleme bestehen ggf. hier hinsichtlich korrekter Mahnschreiben und angebotenen Zahlungsmöglichkeiten?

Vor allem digitale, medienbruchfreie und automatisierte Prozesse im Mahnverfahren können verhindern, dass Mahnungen nicht korrekt oder sogar gar nicht ausgestellt werden. Ebenso helfen sie dabei, den gesamten Ablauf kontinuierlich mit wenig Aufwand im Blick zu behalten. Und damit offene Forderungen auch beglichen zu bekommen. Setzen Unternehmen dabei auf Inkassounternehmen, schaffen sie sich selbst wieder mehr Ressourcen ohne an Liquidität einzubüßen. Denn neben dem Forderungsmanagement bieten Inkassounternehmen auch den Forderungsankauf im Liquiditätsmanagment für Unternehmen an.

Fazit

Das Mahnwesen zu vernachlässigen ist weder für Gläubiger noch für Wirtschaft eine Lösung. Vielmehr sollte das Debitorenmanagement und Mahnwesen durch digitale Lösungen unterstützt und vereinfacht werden. Das kommt Unternehmen wie Wirtschaft langfristig zugute.

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