Wenn Rechnungen über einen längeren Zeitraum nicht bezahlt werden, ist das für Unternehmen ärgerlich: Der Mahnprozess kostet Geld, Zeit und Nerven. Daher wird die Beitreibung der offenen Forderungen gern in die Hände von professioneller Inkasso-Anbieter wie der UNIVERSUM Inkasso gelegt.
Wenn Rechnungen über einen längeren Zeitraum nicht bezahlt werden, ist das für Unternehmen ärgerlich: Der Mahnprozess kostet Geld, Zeit und Nerven. Daher wird die Beitreibung der offenen Forderungen gern in die Hände von professioneller Inkassoanbieter wie der UNIVERSUM Inkasso gelegt. Diese übernehmen den weiteren Prozess der Forderungsbeitreibung – zunächst durch eine Mahnung und Kontaktaufnahme. Sollte dieses Vorgehen nicht fruchten, dann auch durch einen gerichtlichen Mahnbescheid.
Für die von einem Inkassounternehmen versandten Schreiben gelten diverse rechtliche Rahmenbedingungen, spätestens seit der Einführung des Gesetzes gegen unseriöse Geschäftspraktiken (GguG). Wie ein korrekter Zahlungsanspruch aufgebaut ist und welche zusätzlichen Elemente die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass die finanziellen Ansprüche des Gläubigers auch bezahlt werden, erklärt dieser Artikel.
EINE KORREKTE ZAHLUNGSAUFFORDERUNG: DAS MUSS DRIN SEIN
Seit der Einführung des GguG ist es rechtlich vorgeschrieben, den Kunden über den Auftraggeber und die Herkunft der Rechnung zu informieren.
Dazu gehören auch weiterführende Informationen, die in diesem Fall aus Platzgründen auf Seite 2 zusammengefasst werden. Dazu gehören beispielsweise das genaue Vertragsdatum, die Rechnungsnummer, eine eventuelle Kundennummer und weitere Informationen wie beispielsweise das Datum der letzten Mahnung des Auftraggebers.
Durch diese Daten kann der Empfänger die Zahlungsaufforderung eindeutig zuordnen. Sollten trotzdem noch Fragen offen sein, können diese durch eine schriftliche oder telefonische Anfrage geklärt werden.
Doch auch für Inkassounternehmen hat die detaillierte Aufstellung der Forderungsherkunft nur Vorteile: Erstens hat sich seit Einführung des GguG die Reklamationsquote deutlich gesenkt, zweitens wird Kriminellen, die per Fake-Inkasso Geld verdienen wollen, das Geschäft deutlich erschwert.
Das Aktenzeichen dient der Verwaltung innerhalb des Inkassounternehmens und ist wichtig, um einen Vorgang klar und schnell zuordnen zu können.
Selbstverständlich müssen auch der vom Schuldner zu zahlende Gesamtbetrag sowie eine Frist, bis zu der die Summe auf dem Konto des Inkassodienstleisters eingegangen sein muss, auf dem Schreiben vermerkt werden. Auch hier ist wichtig, dass die Information gut sichtbar auf der ersten Seite dargestellt wird.
Sollte der Kunde die Forderung auch nach dieser Zahlungserinnerung nicht begleichen, hat er mit Konsequenzen zu rechnen. Beispielsweise kann der Betrag auch per gerichtlichem Mahnverfahren beigetrieben werden, wodurch auf ihn weitere Kosten zukommen. Diese Konsequenzen müssen kommuniziert werden. Gleichzeitig dürfen keine unverhältnismäßigen Folgen angedroht werden, da dies den Straftatbestand der Nötigung erfüllen würde.
Wer bezahlen soll, möchte gerne wissen, wofür er denn eigentlich in Verzug ist. Seit der Einführung des GguG sind Inkassounternehmen dazu verpflichtet, die Haupt- und Nebenforderung genau aufzuschlüsseln – damit Verbraucher erkennen können, wie sich diese zusammensetzt. So kann auch sichergestellt werden, dass im Gesamtbetrag keine unerlaubten Kostenpunkte wie beispielsweise eine Kontoführungsgebühr oder ähnliches berechnet werden.
Welche Kundendaten werden bei der UNIVERSUM Inkasso gespeichert? Was passiert mit diesen Daten? Und wann können sie an Dritte (wie beispielsweise Auskunfteien) weitergegeben werden? All diese Fragen beantworten die jeder Zahlungsaufforderung beigelegten Datenschutzhinweise.
Neben den gesetzlich vorgeschriebenen Bestandteilen einer Zahlungsaufforderung ist es sinnvoll, die Zahlung so einfach und komfortabel wie möglich zu gestalten. Dazu gehört vor allem das Angebot unterschiedlicher Zahlungsarten. Auch unterschiedliche Kontaktmöglichkeiten sind wichtig, damit Kunden bei Problemen wie beispielsweise ausbleibenden Raten durch einen temporären finanziellen Engpass Bescheid sagen können.
Niemand befasst sich gerne mit Briefen von einem Inkassounternehmen. Um den Kommunikationsaufwand für den Kunden so gering wie möglich zu halten, werden mit der Zahlungsaufforderung vorgedruckte Antworten versendet. Hier muss im Dokument lediglich angekreuzt werden, ob die Aufforderung anerkannt wird und wie sie bezahlt werden soll.
Zudem wird in der Regel auch die Möglichkeit einer Ratenvereinbarung geboten. Wenn die finanziellen Möglichkeiten eingeschränkt sind, ist dies eine gute Option, die Summe über einen längeren Zeitraum abzutragen.
Das SEPA-Lastschriftmandat ist eine bequeme Bezahlart: Ohne eigenes Zutun werden entweder die gesamte fällige Summe oder aber die einzelnen Raten eingezogen. Das der Zahlungsaufforderung beigelegte SEPA-Mandat ist ein Service, der die Zahlung erleichtert.
Wenn das Konto bereits gepfändet ist, ein säumiger Kunde sein Verschulden aber aus der Welt schaffen möchte, ist die Barzahlung eine gute Option. Damit kann bei ausgewählten Partnerunternehmen anonym und unkompliziert bezahlt werden. Die UNIVERSUM Inkasso bietet diesen Service, der von immer mehr Schuldnern genutzt wird, mittlerweile seit drei Jahren an.
Eine Zahlungsaufforderung ist immer auch ein Kompromiss: Einerseits erzwingen gesetzliche Vorgaben umständliche und unverständliche Formulierungen. Andererseits sollen möglichst viele Schuldner am besten schon auf die erste Zahlungsaufforderung reagieren. Dies gelingt durch eine neutrale Ansprache, viele Kontaktmöglichkeiten sowie mehrere Zahlungsoptionen.
In über 30 Jahren Inkassotätigkeit der UNIVERSUM Inkasso wurden die Zahlungsaufforderungen immer weiter optimiert und an die jeweilige Zeit angepasst. So kann eine Zahlungsaufforderung auf den ersten Blick zwar langweilig wirken, es steckt jedoch immer einiges an Know-how darin.
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