Die perfekte Rechnung 14.12.2016

Die Erstellung einer Rechnung ist für Onlineshops ein Standardprozess: Welche Bestandteile sie haben muss, wird in Deutschland durch das Umsatzsteuergesetz genauestens festgelegt. Allerdings gibt es kleine, aber feine Unterschiede, die eine korrekte von einer sehr guten Rechnung unterscheiden. Damit wird die Chance auf eine rechtzeitige Zahlung für den Händler deutlich erhöht.

Die korrekte Rechnung: Diese Bestandteile müssen drin sein

In Deutschland werden alle gesetzlich vorgeschriebenen Bestandteile einer Rechnung im Umsatzsteuergesetz festgelegt. Diese gilt selbstverständlich auch für Onlineshops. Folgende Angaben sind bei einer Rechnung zwingend notwendig:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers, also des leistenden Unternehmens
• Name und Anschrift des Rechnungs- beziehungsweise Leistungsempfängers
• Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers
• Das Ausstellungsdatum der Rechnung
• Die Rechnungsnummer. Diese sollte jeweils nur einmal vergeben werden und fortlaufend sein
• Die Menge und Art der gelieferten Produkte oder Leistungen
• Der Zeitpunkt der Leistungs/Produktlieferung
• Die nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Netto-Beträge und die darauf entfallenden Steuer-Beträge
• Bei B2B-Geschäften im europäischen Ausland: Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers

Der Rechnungs-Feinschliff – welche freiwilligen Angaben sind noch sinnvoll?

Je besser und übersichtlicher eine Rechnung formuliert und aufgebaut ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie auch unverzüglich bezahlt wird. Daher macht es Sinn, neben den gesetzlich vorgeschriebenen Angaben noch weitere Inhalte einzubauen.

Grundsätzlich lohnt es sich immer, die Dinge auch beim Namen zu nennen – und über eine Rechnung eben Rechnung zu schreiben. So lassen sich erste Missverständnisse leicht vermeiden.

Ebenso ist es sinnvoll, Kontaktdaten wie Telefonnummer und Emailadresse auf der Rechnung zu vermerken. So können Rechnungsempfänger direkt Kontakt aufnehmen und etwaige Fragen schnell klären.

Auch die Angabe einer Bankverbindung oder Informationen zu anderen Zahlungsmöglichkeiten sind sinnvoll: Selbst wenn der Empfänger der Rechnung die entsprechenden Daten, beispielsweise bei einer B2B-Geschäftsbeziehung, schon vorliegen hat, ist die Bearbeitung so einfacher.

Schnelle Weiterverarbeitung der Rechnung:

Abhängig von der Zielgruppe (Rechnungsempfänger) und dem Versandweg (per Email und PDF oder per Post) kann es sinnvoll sein, die IBAN ohne Leerzeichen abzubilden. Dies erhöht zwar nicht unbedingt die Lesbarkeit, ermöglicht es aber, diese per Copy & Paste direkt in das Online Banking Programm oder eine entsprechende Software zu übernehmen. Ein weiterer Vorteil neben dem Komfortgewinn: Die Gefahr von Eingabefehlern – und damit die Möglichkeit einer Überweisung an ein falsches Konto – wird so minimiert. Damit die Rechnung auch dem entsprechenden offenen Posten zugewiesen werden kann, ist es sinnvoll, den gewünschten Verwendungszweck vorzugeben. Dies kann – abhängig vom Buchhaltungsprozess – die Rechnungsnummer oder auch die Kundennummer sein. Generell lässt sich festhalten: Je geringer der Arbeitsaufwand für den Rechnungsempfänger ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Rechnung auch fristgerecht bezahlt wird.

Die Rechnung als Marketinginstrument

Ganz egal, ob die Rechnung zusammen mit der Ware, separat per Brief oder per Email versendet wird: Jeder Kundenkontakt – und dazu gehört auch die Rechnung – ist eine Möglichkeit, positiv auf das eigene Unternehmen aufmerksam zu machen. So kann mit der tendenziell eher unerfreulichen Rechnung beispielsweise ein Gutschein für den nächsten Einkauf verteilt, ein Loyalitätsprogramm promotet oder auf die eigenen Social Media Kanäle hingewiesen werden. Dadurch hat der Rechnungsempfänger einen echten Mehrwert und bekommt das Gefühl, etwas Besonderes zu sein.

Das Fälligkeitsdatum – wann muss eine Rechnung bezahlt werden?

Ist auf einer Rechnung kein Fälligkeitsdatum vermerkt, gilt: Ein Zahlungsverzug tritt erst nach einer auf einer Zahlungserinnerung angegebenen Frist auf. Daher ist es für Händler immer sinnvoll, das Datum auf Rechnungen anzugeben. Erstens wird dadurch für beide Parteien Rechtssicherheit geschaffen, zweitens befindet sich der Kunden nach Ablauf des Datums automatisch in Zahlungsverzug, wodurch die Kosten für ein weiteres Schreiben gespart werden können.

Was tun, wenn die Rechnung nicht bezahlt wird?

Egal, wie perfekt eine Rechnung auch geschrieben ist: Es gibt keine Garantie, dass der Kunde diese auch bezahlen wird. Selbst Maßnahmen wie eine Bonitätsprüfung können nur die Wahrscheinlichkeit angeben, mit der die Rechnung bezahlt wird, und garantieren keine absolute Sicherheit vor Zahlungsausfällen. Um Forderungsausfälle komplett auszuschließen, ist daher eine Zahlungsgarantie  sinnvoll. Dabei sichert ein Zahlungsgarantieanbieter wie die UNIVERSUM Group alle Zahlungen, bei denen die Bonitätsprüfung positiv verlaufen ist, ab. Sollte auch nach der zweiten Mahnung nicht bezahlt werden, zahlt die UNIVERSUM Group den vollen Betrag– und holt sich das Geld dann vom säumigen Kunden zurück.

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