Worauf Sie achten sollten, wenn Sie ein Inkassounternehmen beauftragen 22.09.2021

Wie finden Unternehmen ein gutes, seriöses Inkassounternehmen? Was sollte ein Inkassounternehmen für Leistungen im Portfolio führen? Lesen Sie unsere Tipps für Unternehmen, die ein Inkassounternehmen beauftragen wollen.

Nicht immer bezahlen Kunden Ihre Rechnung innerhalb der Rechnungsfrist. Viele Unternehmen schreiben dann selbst Zahlungserinnerungen und Mahnung über Mahnung. Wenn der Schuldner jedoch weiterhin nicht zahlt, wird es für Unternehmen oft ein langwieriger Prozess, um die offene Forderung einzutreiben – mit steigenden Kosten. Ein Inkassounternehmen beauftragen? Davor scheut manch Unternehmen zurück. Zu oft werden mit Inkasso zwielichtige Maßnahmen und Inkasso-Betrug verbunden. Und Gläubiger stehen vor der Frage, wie sie überhaupt ein seriöses Inkassounternehmen finden. Und welche Leistungen das Forderungsmanagement des Dienstleisters abdecken sollte. Diese Checkliste hilft Gläubigern dabei, das richtige Inkassobüro für die Zusammenarbeit zu finden.

1.  Registrierung, Organisations-Mitglied, Weiterempfehlung

Eine erste Möglichkeit, seriöse Inkassounternehmen zu finden, ist der Check der Registrierung. Ein Inkassounternehmen muss durch zuständige Behörden wie etwa ein Landgericht registriert sein. Voraussetzung dieser Registrierung sind Eignungsmerkmale und Kenntnisse, die im Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) geregelt sind. Ein weiterer Anhaltspunkt für seriöse Inkassounternehmen, ist der Inkassoverband BDIU. Ein Inkassobüro, welches Mitglied ist, verpflichtet sich den strengen Anforderungen des Verbandes. Mitglieder des BDIU können Sie online einsehen. Letztlich kann aber auch der Tipp von einem Geschäftspartner helfen, ein seriöses Inkassounternehmen zu beauftragen.

Seriös heißt aber nicht gleichzeitig auch "gut", sondern erst einmal nur, dass Mahnverfahren und Forderungsmanagement gesetzlich einwandfrei erfolgen. Wer zusätzlich nach einem seriösen und guten Inkasso-Dienstleister sucht, sollte sich das Leistungsspektrum und Art der Zusammenarbeit des Unternehmens genauer anschauen.

Registrierungen können hier eingesehen werden.

2. Leistungen – darauf kommt es an

Gute Inkassobüros bieten Gläubigern mehr, als nur die Beitreibung von offenen Forderungen. Zum Service gehören etwa neben dem Inkassomanagement auch das Liquiditätsmanagement und Risikomanagement. Ein gutes Inkassounternehmen deckt damit den gesamten Zahlungsprozess ab.

Liquiditätsmanagement

Kommt es dennoch zum Inkasso-Fall, sollten gute Inkassobüros ihrem Partner ein durchdachtes Liquiditätsmanagement bieten. Dabei übernimmt das Liquiditätsmanagement die offenen Forderungen vom Gläubiger. Dabei bietet das Inkassounternehmen Analyse, Beratung und Betreuung aus einer Hand und übernimmt im besten Fall ein laufendes Monitoring. Am Ende steht die Sicherung der Liquidität des Gläubigers für das Inkassobüro an erster Stelle, bevor es an das eigentliche Inkassomanagement geht.

Inkassomanagement

Das Inkassomanagement regelt letztlich die eigentliche Eintreibung offener Forderungen – per Post, Telefon oder auch vor Gericht. Diese Leistung ist natürlich der Kern des Inkassobüros. Einen guten Dienstleister zeichnen hierbei jedoch ein paar wesentliche Aspekte aus: Eine individuelle Kommunikation gegenüber dem Schuldner, ein Schritt-für-Schritt-Verfahren und die Abdeckung des Forderungsmanagements auch jenseits der Landesgrenze. Das Mahnverfahren sollte weltweit erfolgen können – per Post, Telefon und, wenn nötig, auch vor Gericht. Längst gehört internationaler Handel zum Standard. Das heißt, Unternehmen treffen auch im Ausland auf zahlungsunwillige oder zahlungsunfähige Kunden. Ein Inkasso-Außendienst gehört im besten Fall zum Leistungsportfolio des Inkassobüros dazu.

3. Zusammenarbeit zwischen Inkassobüro und Unternehmen

Ein Inkassounternehmen beauftragen bedeutet für den Gläubiger nicht nur, einen umfangreichen Service zu erhalten und seine offenen Forderungen zu erhalten. Gleichzeitig sollte die Zusammenarbeit mit dem Inkassobüro transparent gestaltet sein. Unternehmen sollten sich daher vor Beauftragung erklären lassen, wie das Inkassounternehmen arbeitet: Ablauf der Forderungsbeitreibung, Gebühren und Ansprechpartner für Fragen sollten klar definiert und im Voraus kommuniziert werden. Manche Inkassobüros bieten beispielsweise auch Webportale für ihre Partner an, um die Zusammenarbeit zu erleichtern. In diesen können etwa Adressermittlungen, Inkasso-Aktivitäten und Forderungsübergaben zentral verwaltet und von Dienstleister sowie Gläubiger eingesehen werden.

4. Knackpunkt: Gebühren

Die Gebührenstruktur im Inkasso sorgt immer wieder für Aufsehen. Wer ein seriöses und gutes Inkassounternehmen beauftragen möchte, der schaut sich die Gebührensätze ganz genau an. Die zum 1. Oktober 2021 in Kraft tretende Inkassorechtsreform stellt neue Höchstgrenzen für die Gebühren im Mahnverfahren auf. Ein seriöses und gutes Inkassobüro hält sich zwingend an diese Vorgaben.

Inkassounternehmen beauftragen bedeutet Recherche

Offene Forderungen sind bares Geld, das ist unumstritten. Nicht immer reicht es aber, selbst den Schuldner anzuschreiben. Spätestens, wenn unbeglichene Rechnungen bei Kunden zunehmen, sollten Gläubiger über Inkasso-Dienstleistungen nachdenken. Letztlich geht es hier auch um die eigene Liquidität. Ein Inkassounternehmen beauftragen bedeutet dann erst einmal Recherche. Berücksichtigen Sie die Punkte Registrierung, Verbands-Mitgliedschaften, Weiterempfehlungen, ein umfangreiches Leistungsportfolio sowie klare Abläufe und eine gesetzeskonforme Gebührenstruktur, sind Unternehmen bereits gut aufgestellt.