Haben Sie sich auch schon einmal gefragt, warum Kunden ihre Rechnungen nicht immer zahlen? Schnell liegt der Verdacht nahe, dass die Nichtzahlung Absicht ist. Es wird gemahnt. Wieder gemahnt und dann steht das Inkassoverfahren an. Es gibt ungewöhnliche Gründe, die dazu führen, dass ein Kunde in Zahlungsverzug gerät und auf Mahnungen nicht reagiert. Gerade solche Szenarien sollten Sie aber berücksichtigen, wenn Sie mit in Verzug geratenen Kunden kommunizieren.
Wir sind alle Menschen und vergessen von Zeit zu Zeit auch manchmal wichtige Dinge. Beispielsweise die Fälligkeit einer Rechnung. Das ist wohl mit der häufigste Grund, in Zahlungsverzug zu geraten. Reagieren Kunden dann nicht auf eine Mahnung und die Nichtzahlung besteht weiterhin, kommt es zum Inkassoverfahren. Aber: Es gibt Situationen, die für ungewöhnliche Inkassofälle sorgen. Bevor Sie zu schnell von einer beabsichtigten Nichtzahlung ausgehen, sollten Sie sich diese Fälle für den Zahlungsverzug anschauen. Manchmal ist es nur die Kommunikation, die es zu verbessern gilt.
Die letzte Mahnung wurde bereits versendet und der Kunde hat immer noch nicht gezahlt? Dann geht die offene Forderung zum Inkassounternehmen. Es kann aber durchaus sein, dass Ihr Kunde die letzte Mahnung kurz vor Ablauf der Fälligkeit erst beglichen hat. Im Grunde wurde von ihm oder ihr die Zeit zwischen Zahlungsfrist und Eingang der Zahlung zu knapp für die Überweisung kalkuliert. So kommt es schnell zu einer Überschneidung. Ihr Unternehmen übergibt die offene Forderung bereits ans Inkasso, obwohl die Zahlung unterwegs ist.
In diesem Fall ist eine gute Kommunikation sehr wichtig. Ihr Kunde wird spätestens bei Erhalt des Inkasso-Schreibens mit Ihnen in Kontakt treten, weil die Forderung immerhin beglichen wurde. Für Sie ist das in diesem Fall schnell nachzuprüfen. Ist die Zahlung tatsächlich eingegangen, wird der Fall zu den Akten gelegt.
Schreiben Sie eine Mahnung, sollte selbstverständlich in jedem Fall die Fälligkeit der Rechnung in kompletter Höhe darin benannt werden. Es kann aber auch vorkommen, dass die Zahlungsfrist nicht genannt ist. Als Gläubiger sollten Sie darauf achten, dass Sie Ihren Kunden klar verständliche Fristen setzen. So kommt es nicht zu Unstimmigkeiten und am Ende zum Inkassoverfahren. Zudem hat eine Mahnung ohne Zahlungsfrist für den Schuldner Interpretationsspielraum: Vielleicht kommt auch erst noch eine zweite, eine dritte Mahnung usw.? Das führt uns direkt zum dritten ungewöhnlichen Grund, der am Ende zum Inkassoverfahren führen kann.
Klingt abstrus? Das kommt tatsächlich auf den Schuldner an. Mahnen Sie zu oft den im Zahlungsverzug befindlichen Kunden an, ist das ein Anreiz, weiter abzuwarten. Ihr Kunde kann auf den Gedanken kommen, dass er seine Zahlung an Ihr Unternehmen nochmal herauszögern kann. Es kommt immerhin bestimmt noch eine weitere Mahnung. Und vielleicht noch eine. Das ist selbstverständlich ein sehr negatives Beispiel und dennoch nicht unmöglich. Denken Sie daran, klar und deutlich mitzuteilen, dass es sich bei Mahnung X um die letzte vor dem Inkassoverfahren handelt. Bestenfalls mahnen Sie nicht mehr als drei Mal. Legen Sie dabei noch einmal konkret fest, wann die Rechnung fällig ist, welche Zinsen zu zahlen sind und wie Ihr Kunde Sie erreichen kann.
Dass Mahnungen bei einem Schuldner nicht ankommen, kann verschiedene Ursachen haben. Bei einem Umzug und einer nicht mitgeteilten vorhandenen Adresse, erhalten Sie in der Regel durch Rückläufer Kenntnis darüber. Aber in anderen Situationen nicht. Sehr ungewöhnlich, aber schon vorgekommen: In einem Mehrfamilienhaus wohnen Kunden mit gleichem Nachnamen. Und ausgerechnet derjenige, der eigentlich nicht angemahnt werden soll, erhält die Schreiben und ist im Urlaub. Der eigentliche Kunde im Zahlungsverzug erfährt also erst einmal je nachdem einige Wochen nichts von der offenen Rechnung. Natürlich laufen dann zunehmend Verzugszinsen auf und ab einem gewissen Punkt übergeben Sie wieder an das Inkassounternehmen. Als Gläubiger gehen Sie vermutlich nicht direkt von einem solchen Fall aus. Dennoch kann es dazu kommen.
Andere Fälle für Mahnungen, die beim Verbraucher nicht ankommen: Klassischerweise ist es zu einem Schreibfehler beim Adressaten gekommen. Der Name lautet nicht „Mayer", sondern „Meier" oder hat sich etwa durch eine Hochzeit geändert. Oder der Straßenname stimmt nicht überein. Gerade, um solche Fehler zu vermeiden, sind beispielsweise durchdachte Datenbanken, die einen nahtlosen Datenaustausch unterstützen, wichtige Stützen.
Ihr Kunde gerät in Zahlungsverzug, obwohl er vielleicht bisher immer äußerst pünktlich seine Rechnung bezahlt hat? Dahinter kann auch eine bisher unbearbeitete Reklamation stecken. Gerade, wenn in Ihrem Unternehmen phasenweise sehr viel zu tun ist, können Reklamationen in der Bearbeitung länger brauchen. Währenddessen verstreicht natürlich die Zahlungsfrist der Rechnung. Je nachdem, wie hoch das Arbeitsaufkommen bei Ihnen ist, können schnell mehrere Wochen ins Land ziehen, in denen Sie Ihren Kunden anmahnen. Nicht immer reagiert ein Kunde direkt und greift zum Hörer oder schreibt eine E-Mail an den Kundenservice. Der Gedanke dahinter: „Ich habe ja reklamiert." Zudem kann er sich erhoffen, durch die Nichtzahlung schneller eine Klärung seiner Reklamation herbeizuführen.
Sie merken: Ein Teufelskreis, der schnell im Inkassoverfahren enden kann. Auch hier ist daher eine sehr gute Kommunikation zwischen Ihnen und dem Verbraucher unabdingbar, um Klarheit zu schaffen. Checken Sie in jedem Fall die Reklamationseingänge. Kommen solche Fälle ggf. häufiger vor, sollten Sie Ihre IT-Systeme analysieren, um technische Schnittstellen-Probleme auszuschließen oder wenn nötig zu beheben. Und es empfiehlt sich, einen starken Partner an der Seite zu haben, der sich mit den diversen Fallstricken des Mahnwesens auskennt.
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