Liquiditätsengpässe kennen die meisten Unternehmen. Sie kommen unerwartet, werden durch ausbleibende Zahlungseingänge oder ungeplante Ausgaben verursacht. Es spielt im Prinzip keine Rolle, wie gut die Auftragslage und wie positiv die Zukunftsaussichten sind. Wenn die Liquidität nicht stimmt, führt die Zahlungsunfähigkeit unter ungünstigen Umständen direkt in die Insolvenz.
Liquide zu sein ist für ein Unternehmen von existenzieller Bedeutung. Vereinfacht gesagt lässt sich die Liquidität verbessern, wenn Kundenrechnungen früher bezahlen und Ausgaben zeitlich weit nach hinten geschoben werden. Werden die Umsätze zusätzlich vergrößert und die Ausgaben reduziert, steigt die Liquidität. Es ist nicht nur wichtig, wie viel Geld auf das Konto fließt oder wie viel abfließt, sondern auch zu welchem Zeitpunkt. Wie sich die Liquidität langfristig erhalten und verbessern lässt, zeigen die folgenden 6 Tipps.
Je genauer ein Angebot die Leistungen darstellt, desto weniger Diskussion wird später bei der Abrechnung entstehen. Das nachstehend formulierte Beispiel soll erklären, wie das gemeint ist.
Ein Unternehmensberater soll bei der Erstellung eines Businessplans helfen, um einen Kredit zu bekommen. Er schätzt einen Arbeitsaufwand von zehn Tagen zu je 800 €. Sein Angebot lautet wie folgt:
Angebotsvariante 1 10 × 800 € gleich 8000 € netto zuzüglich Mehrwertsteuer
Bei dieser Angebotsvariante hat der Kunde keinen Überblick über die Leistungen, die er erhält. Werden später elf oder zwölf Tagessätze fällig, sind Diskussionen und Rechnungskürzungen vorprogrammiert. Um dieses Risiko zu minimieren ist es sinnvoll ein präzises Angebot zu erstellen. Dieses könnte zum Beispiel so aussehen:
Angebotsvariante 2
Beratungstag 1 – Situationsanalyse, Datenaufnahme, Klärung möglicher Bankpartner
Beratungstage 2 + 3 – Erarbeitung des ersten Konzepts als Basis der folgenden Anpassungen
Beratungstag 4 – Besprechung des Konzepts, Aufnahme sämtlicher Anpassungen und Klärung detaillierter Einzelfragen (Schätzung)
Beratungstag 5 – Fertigstellung des Finanzierungskonzepts, Kontaktvorbereitung mit Banken und Kommunikation mit zuständigen Sachbearbeitern (Schätzung)
Beratungstage 6-8 – reserviert für persönliche Gespräche mit Banken, Erarbeitung zusätzlicher bankenspezifischer Unterlagen (Schätzung)
Auf Basis dieses Angebots ist der Kunde gut über den Ablauf informiert, kann im Vorfeld um Präzisierung weiterer Einzelheiten bitten und den Auftrag platzieren, wenn sämtliche Details für ihn geklärt sind. Ihm ist von Anfang an klar, dass es sich nicht um einen Festpreis handelt, sondern dass nach entstandenem Aufwand abgerechnet wird. Die Chancen stehen bei Angebot 2 wesentlich besser, dass der Kunde die Rechnung zeitnah bezahlt und Diskussionen stark reduziert werden.
Wichtig ist ein Angebot eindeutig zu formulieren, damit der Kunde keine falsche Vorstellung von der Leistung bekommt, die er für sein Geld erhält. Besteht hier eine Differenz, gehen Zahlungen schleppend, reduziert oder gar nicht ein.
Dieser Tipp ist eigentlich etwas, was jedem Unternehmer klar sein müsste, doch immer wieder scheitert die prompte Bezahlung daran, dass ein Rechnungsbeleg nicht ordnungsgemäß ausgestellt wird. Zum einen sollten Firmen darauf achten, dass sich die Rechnung an dem eingereichten Angebot orientiert. Abweichungen sind möglichst zu vermeiden. Darüber hinaus sollte die Rechnung den steuerlichen Vorschriften entsprechen. Diese werden im Beitrag „So geht Rechnung schreiben“ ausführlich erläutert.
Tatsächlich verzögert sich die Zahlung einer Rechnung, wenn das Dokument falsch ausgestellt wird. Kunden verlangen zurecht die Korrektur und halten den Ausgleich solange zurück, bis die korrigierte Rechnung vorliegt. Die häufigsten Fehlerquellen sind
Wer bei der Rechnungsstellung sorgfältig vorgeht gibt dem Kunden keinen Anlass, die Zahlung zu verzögern.
Wenn ein kleines Unternehmen in großen Projekten tätig ist, deren Laufzeit mehrere Wochen oder Monate umfasst, entsteht oft ein Liquiditätsproblem, wenn die Zahlung erst nach Abschluss der Arbeiten fließt. Vor diesem Hintergrund ist es ratsam, Vorschusszahlungen zu vereinbaren. Die Stellung von Teilrechnungen nach Projektabschnitten oder nach Zeiträumen hilft dabei, die Liquidität zu sichern. Eine Vereinbarung könnte zum Beispiel sein, dass 30 % bei Projektbeginn angezahlt werden, 40 % nach der Hälfte der Laufzeit und die anderen 30 % nach Fertigstellung. Alternativ kann beispielsweise auch monatlich nach geleisteten Stunden oder gelieferten Stückzahlen abgerechnet werden.
In guten Zeiten, in denen die Zahlungen in zufriedenstellenden Zeiträumen auf dem Firmenkonto eingehen und die Firma ohnehin gut dasteht, ist die Aufnahme eines Kredits in der Regel mit günstigen Konditionen verbunden. Wollen Firmen ein gewisses finanzielles Polster als Rückhalt nutzen, können sie dazu einen Kredit aufnehmen. Wer eine langfristige Liquiditätsplanung aufstellt und bereits frühzeitig erkennt, dass ein finanzieller Engpass droht, steuert bereits im Vorfeld aktiv gegen. Bei Bon|Kredit können Selbstständige, Freiberufler und rechtlich selbstständige Unternehmen kostenlos eine Kreditanfrage stellen. Die Kredite für Selbstständige sind dabei keinem Verwendungszweck unterworfen, sodass der Betrag für jede Zweck einsetzbar ist – auch als finanzieller Puffer, der hauptsächlich unangetastet bleibt und nur angegriffen wird, wenn es aus Liquiditätsgründen nötig sein sollte.
Beim aktiven Forderungsmanagement werden Unternehmen persönlich: sie nehmen Kontakt zu ihren Kunden auf und fragen nach, warum die Zahlung nicht kommt. Das Gespräch zu suchen ist oft effektiv, in der Regel reicht bereits ein freundlicher Hinweis. Es kann schon einmal passieren, dass eine Rechnung durchgeht und die Zahlung versäumt wird. Erst, wenn die Zahlung auch nach freundlicher Nachfrage nicht kommt, können andere Maßnahmen ergriffen werden. Eine schriftliche Mahnungen oder gar ein gerichtliches Mahnverfahren können dann angezeigt sein. Alternativ steht natürlich auch der Forderungsverkauf zum Liquiditätsmanagement frei.
Vor dem Hintergrund der ausbleibenden Zahlungen hat sich folgende Regel bewährt: Kunden, die nicht zahlen, sind keine Kunden.
Wenn das Geld lang auf ein Konto stehen bleibt, sorgt es für Zahlungsfähigkeit. Gewähren Lieferanten lange Zahlungsziele, lohnt es sich auch, diese auszureizen. Wer die Zahlungsziele der Lieferanten mit denen der eigenen Kunden abgleicht, sorgt für zeitlich genau abgestimmte Liquiditätsströme. Perfekt geeignet sind Terminüberweisungen, die einen Betrag zu einem festgelegten Zeitpunkt vom Konto abfließen lassen. Überzähliges Geld sollte beiseitegelegt werden. Es dient beispielsweise als Puffer, wenn eine Rechnung durchs Kontozahlung deutliche Vorteile bringt. Damit lässt sich die Liquidität noch weiter verbessern.
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