Das Thema „Digitalisierung“ ist in aller Munde. Trotzdem schöpfen Unternehmen viele Potentiale der Digitalisierung nicht aus. Dabei könnte Vieles nicht nur einfacher sein, man kann mit den richtigen Anwendungen sogar eine Menge Geld sparen.
Während vor vielen Jahren bei kleineren Betrieben noch immer die Meinung vorherrschte, dass man ja im Telefonbuch zu finden sei und deshalb keine Webseite benötige, sind E-Mail, Websites mit Online-Bestellmöglichkeit und Software für Warenwirtschaftssysteme mittlerweile auch aus kleinen und mittelständischen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. In den meisten Fällen sind gerade im Handel weitere Prozesse der Effizienz in Verbindung mit der Digitalisierung unumgänglich, um betriebsinterne Abläufe überhaupt gewährleisten zu können. Doch die technischen Möglichkeiten werden immer besser und auch schnelllebiger. Wer da als Unternehmer nicht auf dem Laufenden ist, kann schnell den Anschluss verlieren. Ohne Webseite werden Unternehmen heute gar nicht mehr wahrgenommen.
Mehr noch: Unternehmen müssen bereits über die Webseite Umsätze generieren können und zumindest ihr Produktangebot darstellen. Noch besser ist der eigene Online-Shop. Digitalisierung ist also nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern sichert auch die Existenz von Mittelständlern. Dabei geht es nicht in erster Linie darum, mit weniger Personal mehr Umsatz zu generieren, wichtig ist vor allem, dass der Kunde einerseits eine zeitgemäße „Customer Experience“ erfährt, andererseits interne Prozesse routiniert und automatisiert ablaufen, wo es möglich ist. Dadurch spart man nicht nur Zeit, sondern kann sich eher dem Kerngeschäft widmen und mehr Umsätze generieren. Folgende Beispiele sollen verdeutlichen, in welchen Bereichen Digitalisierungsprozesse zu effizienteren Arbeitsprozessen führt und dadurch Zeit und Geld eingespart werden kann:
Eine der effizientesten Möglichkeiten der Digitalisierung ist das papierlose Büro. Statt Unmengen von Aktenordnern, in denen Belege wie Rechnungen und Gehaltsnachweise abgeheftet werden, können alle Unterlagen auf Datenspeichern schnell und platzsparend abgelegt werden. Da steuerrelevante Unterlagen von Betrieben zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, spart man dadurch eine Menge Raum. Für Behörden gelten allerdings nicht selten bestimmte Richtlinien, was die Speicherung der Daten und Unterlagen angeht. Damit die Umstellung von Papier auf Speichermedien problemlos klappt, helfen Leitfäden, die über rechtliche Vorgaben informieren. Die Vorteile des papierlosen Büros liegen auf der Hand: Alle Unterlagen können jederzeit schnell und einfach vom Speichermedium gefunden und gelesen werden, ohne lange suchen zu müssen.
Die Macht der Gewohnheit macht dem papierlosen Bürobetrieb zwar manchmal einen Strich durch die Rechnung, so zum Beispiel, wenn man E-Mails nach wie vor ausdruckt oder Rechnungen, die per Post eintreffen, nach wie vor in Ordnern abheftet. Durch gemeinsam erarbeitete Handlungsempfehlungen für den Bürobetrieb können diese Gewohnheiten aber oft schnell ins Gegenteil verkehrt werden, so dass wichtige E-Mails in Zukunft auf dem Computer oder in der Cloud abgespeichert und Papierrechnungen eingescannt werden. Der Umweltaspekt ist ebenfalls nicht zu unterschätzen, denn wer kaum noch Papier benötigt, spart nicht nur Geld, sondern schont auch die Umwelt.
Dennoch wird es hier und da nicht zu vermeiden sein, bestimmte Dokumente im Original auf Papier aufzubewahren, z. B. unterzeichnete Verträge oder bestimmte steuerrelevante Unterlagen. Diese zusätzlich einzuscannen macht Sinn, denn so werden sie bewahrt, falls sie einmal verlorengehen sollten und sind intern jederzeit schnell auffindbar. Auch über die Aufbewahrungsfrist hinaus können Belege auf digitalen Speichermedien aufbewahrt werden, sofern betriebliche Gründe dafürsprechen. Aber selbst die Vernichtung von digitalen Daten lässt sich schneller und einfacher umsetzen als ganze Aktenordner zu schreddern. Allein aus datenschutzrechtlichen Gründen kann dies von Vorteil sein. Zwar gibt es für digitale Daten auf Speichermedien oder in Cloud-Lösungen auch immer das Risiko des Datenmissbrauchs oder des Datenverlusts, jedoch sind moderne Clouds oft sicherer als Serverlösungen, bei denen man vor plötzlichem Datenverlust nur gefeit ist, wenn man zusätzlich Backups anlegt.
Fazit: Papierlose Büros sparen Platz und somit Geld für entsprechende Lagerung von Unterlagen, die über einen längeren Zeitraum aufgehoben werden müssen. Das Arbeiten wird zudem effizienter, weil schneller auf Unterlagen zugegriffen werden kann, und das papierlose Büro schont die Umwelt.
Zwar ist eine eigene Homepage inzwischen ein absolutes Novum für jeden auch noch so kleinen Betrieb, aber die Potentiale werden nicht immer optimal ausgeschöpft. Ist die Webseite bereits in die Jahre gekommen, entspricht sie oft nicht mehr den heutigen technischen Anforderungen und kann sogar ein Sicherheitsrisiko darstellen. Wer eine gut funktionierende Homepage vorweisen kann, hat letztendlich auch mehr Besucher und Kunden. Dazu kann auch ein Online-Shop gehören, denn so wird die Website zum Verkaufsraum. Besonders bei Dienstleistern empfiehlt sich ein eigener Blog. Darin können unterschiedliche Themen rund um die eigenen Dienstleistungen angesprochen und wertvolle Tipps gegeben werden. Das beweist Fachkompetenz und führt zu erhöhter Aufmerksamkeit und mehr Aufträgen. Die Trefferquote durch Suchmaschinen erhöht sich ebenfalls, wenn im Blog relevante Themen angesprochen werden, nach denen potentielle Kunden suchen. Insgesamt ist Suchmaschinenoptimierung für Webseiten ein wichtiges Thema, denn wer einfach nur online mit einer Homepage präsent ist, wird mitunter nicht sofort gefunden werden. In puncto Kundenservice kann eine Webseite ebenfalls gute Dienste leisten und die Mitarbeiter entlasten. Durch Self-Service-Portale haben Kunden die Möglichkeit, jederzeit per Login auf ihre Daten zuzugreifen und gegebenenfalls selbst zu ändern. Auch vergangene Bestellungen und Rechnungen können abgerufen werden, und Kunden können den Bestellprozess verfolgen und erhalten Informationen, ob bzw. wann die Waren an sie ausgeliefert wurden. Auch die Präsenz in verschiedenen Social-Media-Kanälen erfüllt eine wichtige Funktion, nämlich eine stärkere Wahrnehmung durch potentielle Kunden. Durch Follower und Likes sowie Kommentare werden Kunden sichtbar, die Möglichkeit der direkten Kommunikation erhöht die Kundenbindung.
Fazit: Ein zeitgemäßer Webauftritt kostet zwar zunächst Zeit und Geld, erhöhen aber die Wahrnehmung durch potentielle Kunden führt letztendlich zu mehr Umsätzen, insbesondere durch einen eigenen Online-Shop.
Wer kennt das nicht: Ein Kunde fragt, ob ein bestimmter Artikel vorrätig ist. Anstatt ins Lager zu gehen, um den Bestand zu checken, hilft die Warenwirtschaftssoftware schnell und unkompliziert weiter. Zudem kann der Artikel auch gleich nachbestellt werden, sollte er nicht mehr vorrätig sein. Bei einem größeren Warensortiment ist eine Warenwirtschaftssoftware unumgänglich. Diese kann auch mit dem Online-Shop kommunizieren und bei Online-Bestellungen den Bestand automatisch aktualisieren. Mehr noch: Händler können die Verkäufe statistisch auswerten und gegebenenfalls Artikel aus dem Sortiment nehmen, die nicht mehr verkauft werden. Auch mit Hilfe von Radio-Frequency Identification (RFID) kann das Warenwirtschaftssystem effizienter gestaltet werden, in dem Produkte durch entsprechende Chips z. B. im Lager eindeutig und schnell identifiziert werden können. Das Warenwirtschaftssystem kann zudem durch interne Vernetzung an jedem PC-Arbeitsplatz aufgerufen werden, so dass in jeder Abteilung darauf zugegriffen und der aktuelle Warenbestand abgerufen werden kann. Auch für die Marketingabteilung kann der Zugriff hilfreich sein, denn so können die Mitarbeiter sehen, welche Artikel neu im Sortiment sind und sich noch nicht so gut verkaufen und entsprechende Marketingmaßnahmen einleiten. Durch Schnittstellen wird die Effizienz weiter erhöht, denn so kann das Marketing sogar automatisiert werden, indem bestimmte Kennzahlen wie steigende oder fallende Umsätze für Artikel oder neueingeführte Produkte direkt an zuständige Abteilungen weitergeleitet werden, um zeitnah die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Für Mitarbeiter im Außendienst oder in anderen Filialen können Cloud-Lösungen und Apps zur Kommunikation mit der Zentrale beitragen. Daten, die Außendienstmitarbeiter bei der Kundenakquise vor Ort erheben, können quasi in Echtzeit übertragen und somit Bestellprozesse vereinfacht und beschleunigt werden. Auf Daten in der Cloud kann ein Mitarbeiter auch unterwegs zugreifen, ohne mit einem Kollegen in der Zentrale telefonisch Kontakt aufnehmen zu müssen. Für das Personalwesen eines Unternehmens sind entsprechende Softwarelösungen ebenfalls ein wichtiger Schritt in Richtung Effizienz, denn so können Gehaltsabrechnungen schnell und einfach realisiert sowie die entsprechenden Daten für steuerliche Zwecke transformiert werden. Auch für das Controlling oder Recruiting sind Softwarelösungen sinnvoll, um immer auf dem Laufenden zu sein, ob die personellen Leistungen optimiert oder aufgestockt werden müssen.
Fazit: Passende Softwarelösungen für die Warenwirtschaft und die Personalabteilung helfen, interne Abläufe immer im Blick zu haben und effizient damit arbeiten zu können. Auch wenn Software-, App- und Cloudlösungen Geld kosten und Mitarbeiter dafür geschult werden müssen, sparen Unternehmen durch die damit verbundenen effizienteren Abläufe mittelfristig Geld und fördern nachhaltig das Wachstum des Unternehmens.
BIlder:
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