Was Selbstständige in Bezug auf Mitarbeiter steuerlich beachten müssen 18.12.2019

Es sind Fragen zu klären, Überlegungen anzustellen und schließlich, nach der Unterschrift auf den Verträgen, Lohnabrechnungen zu erstellen. Und genau steigt die Schwierigkeitsstufe des Steuer-Parcours an, denn Mitarbeiter müssen auch korrekt abgerechnet werden. Auf was zu achten ist und wie Selbstständige einen Überblick behalten, zeigt dieser Beitrag.

Welche Steuern und Abgaben kommen auf Selbstständige zu?

Die meisten Unternehmer waren vermutlich schon mal selbst angestellt und können sich an die Lohnabrechnungen erinnern. Genau, das sind diese Zettel, auf denen unzählige Beträge mit einem fetten Minuszeichen stehen und an deren Ende eine viel zu kleine Summe herauskommt. Als Unternehmer müssen nun natürlich die Abrechnungen für die Mitarbeiter erstellt werden. Und hier gibt es Unterschiede:

• Minijobber - wer nur Aushilfen auf 450-Euro-Basis anstellt, der hat es leicht. Die Mitarbeiter werden der Minijobzentrale gemeldet und einmal jährlich wird die Abgabenleistung direkt an diese entrichtet.
• Midijobber - sie hängen zwischen Aushilfen und Festangestellten und dürfen, aufs Jahr gerechnet, zwischen 450 und 850 Euro monatlich verdienen. Die Abgaben sind geringer, als bei einer Festanstellung und werden je nach Gehaltshöhe gesondert berechnet. Steuern fallen bei einem Midijob auch nicht an.
• Festangestellter - hier werden die normalen Sozialabgaben und Steuern fällig.

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber dafür verantwortlich, die Lohnabrechnung korrekt zu erstellen und die Abgaben und Steuern zu berechnen. Hierfür gilt Folgendes:

• Steuern - der Unternehmer braucht die Steuerklasse des Angestellten, da sich anhand ihr die steuerlichen Abgaben berechnen. Hat der Arbeitnehmer Kinder oder sonstige steuervermindernde Ansprüche, müssen sie mit eingerechnet werden.
• Sozialabgaben - die jährlichen Abgaben werden grundsätzlich festgelegt. Hier gelten die jeweils herausgegebenen Prozentsätze.

Es ist übrigens möglich, die Lohnnebenkosten von der Steuer abzusetzen. Dabei muss der Unternehmer jedoch etwas beachten:

• Freie Mitarbeiter - die Mitarbeiter sind nur für einzelne Projekte angestellt. Die angefallenen Lohnkosten können als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
• Festangestellte - sie sind bei den Sozialversicherungen usw. gemeldet. Die anfallenden Lohn- und Lohnnebenkosten können abgesetzt werden.
• Leiharbeiter - auch deren Kosten können abgesetzt werden. Die Umsatzsteuer, die an die Leihfirma gezahlt wird, kann als Vorsteuer geltend gemacht werden, sofern sie von der Leihfirma als gesonderter Posten auf der Rechnung steht.
• Minijobber - ihr Lohn zählt als Betriebsausgabe und kann somit abgesetzt werden.

Wie lässt sich das alles organisieren?

Selbstständige haben mir ihrem Tagesgeschäft oft schon genug zu tun. Da ist es einfach, die Buchhaltung mal unter den Tisch fallen zu lassen. Nun, das mag bei bloßen Rechnungen funktionieren, nicht aber in Bezug auf die Angestellten. Die wollen ihren Lohn pünktlich und gehen auch davon aus, dass die Abrechnung ordentlich und korrekt erstellt wird. Grundsätzlich ist der erste Schritt beim Arbeitgeberdasein, die Angestellten bei den notwendigen Stellen als beschäftigt zu melden. Und dann? Einige Möglichkeiten:

• Steuerberater - wer wirklich noch nie Angestellte beschäftigt hat und für Selbstständige, die die Buchhaltung allgemein skeptisch beäugen, ist der Steuerberater der korrekte Weg. Zumindest eine ausführliche Erstberatung sollte erfolgen. Die Kosten für den Steuerberater kann der Unternehmer absetzen und übernimmt er die Lohnbuchhaltung, sind die Abrechnungen korrekt und die Abgaben werden vernünftig geleistet.
• Buchhaltungsfachkraft - dies ist natürlich auch eine Möglichkeit, die in diversen Bereichen des Betriebs praktisch ist und letztendlich die Zettelwirtschaft der Buchhaltung ordnet. Wer gezielt jemanden zur Lohnbuchhaltung einstellt, kann die Abrechnungen auch im Haus erstellen. Lohnt der Aufwand nicht, um eine fest angestellte Kraft zu beschäftigen? Dann kann auch ein Teilzeit- oder Minijob vergeben werden.
• Buchhaltungsprogramm - das sollte sich ohnehin in der Firma befinden, denn es hilft allgemein bei der Buchhaltung. Aber auch die Lohnbuchhaltung lässt sich mit einer entsprechenden Software bewältigen, da gute Programme die Steuern und Abgaben selbst ausrechnen, die Gehälter korrekt buchen und das ganze Prozedere vereinfachen.

Zumindest einen Beratungstermin beim Steuerberater oder bei einer Niederlassung der Sozialversicherungen sollten Selbstständige immer wahrnehmen, bevor sie sich selbst an die Abrechnung wagen.

Weitere Tipps

Neben dem typischen Gehalt gibt es nicht selten noch andere Vorzüge, die ein Mitarbeiter genießt. Ein freundlicher Chef, der von seinen Angestellten auch als solcher wahrgenommen werden möchte, denkt vielleicht auch mal an den runden Geburtstag oder legt ein Präsent auf den Tisch, wenn der Nachwuchs das Licht der Welt erblickt hat. Aber wie sieht das mit geldwerten Geschenken oder einem Dienstwagen aus? Oder gesundheitsfördernden Maßnahmen im Betrieb? Einige Beispiele:

• Dienstwagen - der Dienstwagen kann abgesetzt werden, hier ist aber ein Fahrtenbuch oder die 1%-Regelung vorgeschrieben. Nutzt der Mitarbeiter den Wagen auch privat, müssen die beruflichen und privaten Fahrten streng getrennt notiert werden.
• Geschenke - kleinere Geschenke an Mitarbeiter sind steuerfrei, sofern sie einen bestimmten Wert nicht übersteigen. Monatlich gilt eine Grenze von 44 Euro, die aber auch ein Jobticket erreichen kann. Persönliche Geschenke können 60 Euro kosten, bevor sie steuerlich geltend gemacht werden. Zu diesen Präsenten zählt übrigens kein Weihnachtsgeschenk, sondern nur Geburtstag, Hochzeit oder auch Nachwuchs.
• Sport/Fitness - der Arbeitgeber kann Mitarbeiter quasi betrieblich gesundheitlich fördern - und zwar mit einem Betrag von bis zu 500,00 Euro jährlich je Mitarbeiter.

Essen und Getränke - wer seinen Angestellten im Betrieb täglich frisches Obst, vielleicht Kekse und Getränke zur Verfügung stellt, ist auch auf der steuerfreien Seite.

Fazit - es gibt Tücken

Gerade zu anfangs ist es für Selbstständige nicht so einfach, die Buchhaltung korrekt zu führen und Mitarbeiter richtig anzumelden und abzurechnen. Hier helfen aber Buchhaltungsprogramme und natürlich Experten auf dem Gebiet. Auch die Niederlassungen der Sozialversicherungen und Kammern beraten Unternehmer gerne. Wer sich erst mal durch den Dschungel gekämpft hat, hat den schwersten Schritt auch schon bewältigt. Tücken warten noch bei den steuerfreien Nebenleistungen, doch auch die lassen sich mit ein wenig Geduld überwinden.

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